การเบิกจ่ายเงินสดย่อยเพื่อดำเนินภารกิจต่างๆ ของหน่วยงาน จะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป หากเราเข้าใจหลักเกณฑ์และเตรียมเอกสารให้ครบถ้วน เพื่อความรวดเร็วและถูกต้องตามระเบียบวินัยทางการเงิน มาดูสรุปขั้นตอนง่ายๆ กันค่ะ
1. ขั้นตอนการยืมเงินสดย่อย : เตรียมตัวก่อนเริ่มภารกิจ
ก่อนจะเริ่มดำเนินกิจกรรมใดๆ ที่ต้องใช้เงินสดย่อย ผู้ขอรับบริการต้องเตรียมเอกสารสำคัญ 2 ส่วน ดังนี้:
1. หนังสือขออนุมัติงบประมาณ : เพื่อเป็นหลักฐานว่าโครงการหรือกิจกรรมนั้นได้รับความเห็นชอบแล้ว
2. ใบยืมเงินสดย่อย : กรอกข้อมูลรายละเอียดผู้ยืม วัตถุประสงค์ และจำนวนเงินให้ครบถ้วน
📌 ข้อควรจำ :
- ควรยื่นเอกสารยืมเงิน อย่างน้อย 3 วันทำการ ก่อนเริ่มภารกิจ
- วงเงินสดย่อยต้อง ไม่เกิน 10,000 บาท (หากเกินกว่านี้ จะต้องเปลี่ยนเป็นการยืมเงินทดรองแทน)
- ตัวอย่าง: หากมีภารกิจวันที่ 20 เม.ย. 68 ควรยื่นเอกสารภายในวันที่ 17 เม.ย. 68 เพื่อให้ระบบดำเนินการโอนเงินเข้าบัญชีได้ทันในวันที่ 19 เม.ย. 68
2. วิธีการกรอกแบบฟอร์มใบยืมเงินสดย่อย
ในแบบฟอร์ม (สีชมพู) ผู้ยืมต้องระบุข้อมูลส่วนตัว ตำแหน่ง หน่วยงาน และเลขบัญชีธนาคารกรุงไทยให้ชัดเจน รวมถึงการระบุ รหัส Segment แผนงบประมาณ ให้ถูกต้องตามที่หน่วยงานกำหนด
3. ขั้นตอนการคืนเงินสดย่อย: เคลียร์ยอดหลังเสร็จงาน
เมื่อปฏิบัติภารกิจเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ยืมมีหน้าที่ต้องส่งใช้คืนเงินยืมพร้อมเอกสารหลักฐาน 3 รายการ ดังนี้:
1. ใบเบิก / ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย : สรุปยอดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
2. หลักฐานการจ่ายเงิน: เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบสำคัญรับเงิน หรือใบรับรองแทนใบเสร็จ
3. หลักฐานการโอนเงินคืน: ในกรณีที่มีเงินเหลือจ่าย
📌 ข้อควรจำ:
- ต้องดำเนินการคืนเงินและส่งเอกสาร ภายใน 2 วัน หลังจากเสร็จสิ้นภารกิจ
