การใช้คำว่า “ขอบคุณ” ในหนังสือราชการเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่มือใหม่หลายคนอาจมองข้าม และไม่ทราบว่าต้องมีการพิจารณาการใช้อย่างรอบคอบเพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ และผู้รับหนังสือ โดยมีหลักเกณฑ์ที่จะช่วยให้เข้าใจได้ง่าย ๆ 3 ข้อ ดังนี้
1.1 ผู้บังคับบัญชาหรือผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่า
ควรใช้คำว่า “จะขอบคุณยิ่ง” หรือ “จะเป็นพระคุณยิ่ง” เพื่อแสดงความเคารพและขอบคุณอย่างสูง
ตัวอย่าง : “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา จะขอบคุณยิ่ง“
1.2 ผู้ที่มีตำแหน่งเสมอกันหรือต่ำกว่า
สามารถใช้คำว่า “ขอขอบคุณ” หรือ “ขอบคุณมาก” ได้
ตัวอย่าง : “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ขอขอบคุณ“
กรณีที่ใช้ “กราบเรียน”
ควรใช้ “จะเป็นพระคุณยิ่ง“
ตำแหน่งที่ใช้คำว่า กราบเรียนมี 15 ตำแหน่งเท่านั้น ได้แก่ (1) ประธานองคมนตรี (2) นายกรัฐมนตรี (3) ประธานรัฐสภา (4) ประธานสภาผู้แทนราษฎร (5) ประธานวุฒิสภา (6) ประธานศาลฎีกา (7) ประธานศาลรัฐธรรมนูญ (8) ประธานศาลปกครองสูงสุด (9) ประธานกรรมการการเลือกตั้ง (10) ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ (11) ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ (12) ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน (13) ประธานผู้ตรวจการแผ่นดินหรือผู้ตรวจการแผ่นดิน (14) อัยการสูงสุด (15) รัฐบุรุษ
2.1 เมื่อได้รับความช่วยเหลือหรือความอนุเคราะห์
ควรใช้คำว่า “ขอบคุณ” เพื่อแสดงความรู้สึกซาบซึ้ง
ตัวอย่าง : “ขอขอบคุณในความอนุเคราะห์ที่ท่านได้มอบให้“
2.2 เมื่อต้องการแสดงความขอบคุณล่วงหน้า
สามารถใช้คำว่า “ขอบคุณ” ได้
ตัวอย่าง : “ขอขอบคุณในความร่วมมือที่ท่านจะมอบให้“
2.3 เมื่อต้องการลงท้ายหนังสือ
สามารถใช้คำว่า “ขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้“
ควรใช้คำว่า “ขอบคุณ” ด้วยความจริงใจและสุภาพ
หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า “ขอบคุณ” อย่างพร่ำเพรื่อหรือไม่เหมาะสม
การใช้คำว่า “ขอบคุณ” ในหนังสือราชการ ควรใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์และผู้รับหนังสือ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและสร้างความประทับใจ
ข้อมูลอ้างอิง
สำนักงานราชบัณฑิตยสภา
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
ข้อควรจำ
การใช้คำว่า “ขอบคุณ” ควรเป็นไปตามระเบียบและแนวปฏิบัติของหน่วยงาน ควรพิจารณาถึงความเหมาะสมของคำที่ใช้ในแต่ละสถานการณ์
