หลายครั้งที่เราได้รับหนังสือราชการ มักพบคำคำหนึ่งที่ปรากฏอยู่หน้าประโยคที่ต้องการให้ผู้รับหนังสือดำเนินการต่อ นั้นคือคำว่า “ใคร่” หมายความว่า “อยาก” หรือ “ต้องการ” ซึ่งมีนัยยะที่ไม่สุภาพ และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ในภาษาราชการ โดยมีหลักการและตัวอย่างการเลือกใช้คำอื่นที่เหมาะสมแทน ดังนี้
หลักการเลือกใช้คำในหนังสือราชการ
ความหมายไม่ชัดเจน
คำว่า “ใคร่” มีความหมายว่า “อยาก” หรือ “ต้องการ” ซึ่งในบริบทของหนังสือราชการ อาจทำให้ความหมายไม่ชัดเจนและดูไม่เป็นทางการ การใช้คำนี้อาจทำให้เกิดความรู้สึกว่าผู้เขียนมีความต้องการหรือความปรารถนาส่วนตัว มากกว่าที่จะเป็นการแจ้งหรือสั่งการตามหน้าที่
ความเหมาะสมของภาษา
การใช้คำว่า “ใคร่” อาจทำให้ภาษามีลักษณะอ่อนเกินไปหรือไม่หนักแน่นพอ ภาษาราชการเน้นการสื่อสารที่ตรงไปตรงมา เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและให้ผู้รับสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง
ความกระชับและรัดกุม
การใช้คำว่า “ใคร่” อาจทำให้ประโยคยาวและเยิ่นเย้อ การตัดคำนี้ออกจะทำให้เนื้อหากระชับและได้ใจความมากขึ้น ภาษาราชการที่ดีควรมีความกระชับ รัดกุม และสื่อความหมายได้ชัดเจนในจำนวนคำที่น้อยที่สุด
แล้วจะใช้คำไหนมาแทนคำว่า "ใคร่" ในหนังสือราชการดี ?
ในการเขียนหนังสือราชการ ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำว่า “ใคร่” และเลือกใช้คำหรือวลีที่มีความหมายชัดเจนและเป็นทางการกว่า เพื่อให้เนื้อหาสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
เมื่อต้องการแสดงความประสงค์หรือความต้องการ
- ใช้คำว่า “ประสงค์” เช่น “ประสงค์จะขอความอนุเคราะห์…”
- ใช้คำว่า “มีความประสงค์” เช่น “มีความประสงค์จะขอเรียนเชิญ…”
- ใช้คำว่า “ขอ” เช่น “ขอเรียนเชิญ…”
เมื่อต้องการแสดงความสุภาพและให้เกียรติ
- ใช้คำว่า “เรียน” เช่น “เรียนเชิญ…”
- ใช้คำว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา“
เมื่อต้องการแสดงความขอร้องหรือขอความอนุเคราะห์
- ใช้คำว่า “ขอความอนุเคราะห์” เช่น “ขอความอนุเคราะห์ในการดำเนินการ…”
เมื่อต้องการแสดงความขอบคุณ
- ใช้คำว่า “ขอขอบคุณ” เช่น “ขอขอบคุณในความอนุเคราะห์…”
- ใช้คำว่า “ขอบคุณ” เช่น “ขอบคุณที่ให้ความอนุเคราะห์…”
เมื่อต้องการแสดงความเชิญ
- ใช้คำว่า “ขอเรียนเชิญ” หรือ “จึงเรียนเชิญ“
สรุป การหลีกเลี่ยงการใช้คำว่า “ใคร่” ในหนังสือราชการเป็นไปตามหลักการใช้ภาษาที่เหมาะสม ชัดเจน และกระชับ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสารในบริบทของราชการ
ข้อมูลอ้างอิงสนับสนุน
1. สรุปกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง แนวทางการจัดทําหนังสือราชการ ของสํานักงานเลขาธิการวุฒิสภา
แหล่งข้อมูล : https://web.senate.go.th/km_senate2/knowledge/2553/K3/Community%20of%20Practices/CoPmakeGbooks.pdf
2. คู่มือ การร่างหนังสือโต้ตอบ – มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ
แหล่งข้อมูล : https://general.hcu.ac.th/upload/files/km/manual-technique59.pdf
3. เอกสารประกอบการ coaching เรื่อง “การเขียนหนังสือราชการและรายงานการประชุม”
แหล่งข้อมูล : http://www.r10.ldd.go.th/khowlegeR10_1/kn21_2.pdf