เคยไหม… ใช้เวลาทำงานหลายวัน แต่ผู้บริหารส่งกลับมาแก้ไขภายในไม่กี่นาที หลายครั้งไม่ใช่เพราะเนื้อหาไม่ดี แต่เป็นเพราะรายละเอียดเล็ก ๆ ที่หลงลืม ซึ่งสามารถป้องกันได้ด้วยการตรวจสอบก่อนส่งทุกครั้ง
1. วัตถุประสงค์ชัดเจน
ผู้บริหารควรเข้าใจทันทีว่าเอกสารฉบับนี้เสนอเรื่องอะไร และต้องการให้พิจารณาหรืออนุมัติเรื่องใด
2. ข้อมูลครบถ้วน
ตรวจสอบว่ามีข้อมูลสำคัญครบ เช่น งบประมาณ จำนวนผู้เข้าร่วม กำหนดการ หรือเหตุผลประกอบการตัดสินใจ
3. ตัวเลขและวันที่ถูกต้อง
ตัวเลขผิดเพียงจุดเดียว อาจทำให้ผู้บริหารต้องกลับมาตรวจสอบใหม่ทั้งหมด
4. ชื่อบุคคลและหน่วยงานถูกต้อง
ตรวจชื่อ ตำแหน่ง และหน่วยงานให้ถูกต้อง เพราะเป็นรายละเอียดที่สะท้อนความรอบคอบของผู้จัดทำ
5. เอกสารแนบครบ
หากอ้างถึงกำหนดการ งบประมาณ หรือเอกสารประกอบ อย่าลืมตรวจว่าแนบครบก่อนส่ง
6. ภาษาอ่านง่าย
ใช้ประโยคสั้น กระชับ และหลีกเลี่ยงคำที่ซ้ำซ้อน เพื่อให้ผู้บริหารอ่านและเข้าใจได้รวดเร็ว
7. อ่านทวนอีกหนึ่งรอบ
ใช้เวลาเพียง 5 นาที อ่านตั้งแต่ต้นจนจบอีกครั้ง คุณอาจพบคำผิด ตัวเลขผิด หรือประโยคที่ควรปรับให้ชัดเจนขึ้น
ก่อนส่งงานทุกครั้ง ลองถามตัวเองเพียง 3 คำถาม
งานนี้ผู้บริหารเข้าใจทันทีหรือไม่?
ข้อมูลครบสำหรับการตัดสินใจหรือยัง?
ถ้าเราเป็นผู้รับ เราจะอนุมัติได้เลยหรือไม่?
การตรวจสอบเพียงไม่กี่นาที อาจช่วยลดการแก้ไขได้หลายรอบ และทำให้งานของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
