เขียนอย่างไรให้สุภาพ เป็นมืออาชีพ และสื่อสารได้อย่างมั่นใจ
ในชีวิตการทำงาน Email เป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญ โดยเฉพาะเมื่อต้องติดต่อกับชาวต่างชาติ เพื่อนร่วมงาน หรือหน่วยงานต่างประเทศ การเลือกใช้คำและประโยคที่เหมาะสมจะช่วยให้การสื่อสารดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
วันนี้มาดู 5 ประโยคภาษาอังกฤษที่ใช้บ่อยในการเขียนอีเมล พร้อมตัวอย่างที่สามารถนำไปใช้ได้จริงกันค่ะ
1. “I am writing to…”
ใช้เมื่อต้องการบอกจุดประสงค์ของอีเมล
แทนที่จะเริ่มต้นด้วยการเข้าประเด็นทันที เราสามารถใช้ประโยคนี้เพื่อบอกผู้รับว่าเราติดต่อมาเรื่องอะไร
ตัวอย่าง:
I am writing to request further information about the exchange program.
ดิฉันเขียนอีเมลฉบับนี้เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการแลกเปลี่ยน
หรือ
I am writing to confirm our meeting scheduled for next Monday.
ดิฉันเขียนอีเมลฉบับนี้เพื่อยืนยันการประชุมของเราในวันจันทร์หน้า
Tip: ประโยคนี้เหมาะมากสำหรับอีเมลที่มีลักษณะเป็นทางการ
2. “Could you please…?”
ใช้เมื่อต้องการขอความร่วมมืออย่างสุภาพ
คำว่า Could you please…? เป็นอีกหนึ่งรูปแบบที่ใช้บ่อยในอีเมลธุรกิจ เพราะฟังดูสุภาพและเป็นมืออาชีพ
ตัวอย่าง:
Could you please send us the completed form?
รบกวนส่งแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้เราด้วยค่ะ
หรือ
Could you please confirm your availability?
รบกวนยืนยันความสะดวกของท่านด้วยค่ะ
หากต้องการให้สุภาพขึ้นอีก สามารถเติม when you have a chance ได้ เช่น
Could you please send the document when you have a chance?
3. “Please find attached…”
ใช้เมื่อต้องการแจ้งว่าได้แนบเอกสารมากับอีเมล
ประโยคนี้เป็นประโยคคลาสสิกที่พบได้บ่อยในอีเมลทำงาน
ตัวอย่าง:
Please find attached the meeting agenda for your reference.
โปรดดูเอกสารกำหนดการประชุมที่แนบมาพร้อมนี้เพื่อประกอบการพิจารณา
หรือ
Please find attached the completed application form.
โปรดดูแบบฟอร์มใบสมัครที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ซึ่งแนบมาพร้อมนี้
Tip: ปัจจุบันยังสามารถใช้ประโยคที่เป็นธรรมชาติมากขึ้น เช่น
I have attached the meeting agenda for your reference.
4. “We would appreciate it if…”
ใช้เมื่อต้องการขอความร่วมมืออย่างเป็นทางการ
หากต้องเขียนอีเมลถึงผู้บริหาร หน่วยงาน หรือองค์กรภายนอก ประโยคนี้ช่วยให้คำขอมีความสุภาพและเป็นทางการมากขึ้น
ตัวอย่าง:
We would appreciate it if you could provide the requested information by Friday.
ขอความกรุณาท่านจัดส่งข้อมูลที่ร้องขอภายในวันศุกร์
หรือ
We would appreciate it if you could confirm your participation by 20 September.
ขอความกรุณายืนยันการเข้าร่วมภายในวันที่ 20 กันยายน
5. “Please do not hesitate to contact me if…”
ใช้เมื่อต้องการปิดท้ายอีเมลอย่างมืออาชีพ
ประโยคนี้เหมาะสำหรับใช้ก่อนคำลงท้าย เพื่อแสดงว่าผู้รับสามารถติดต่อกลับมาได้หากมีข้อสงสัยหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
ตัวอย่าง:
Please do not hesitate to contact me if you need any further information.
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมประการใด โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อดิฉัน
หรือ
Please feel free to contact me if you have any questions.
หากท่านมีข้อสงสัยหรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมประการใด โปรดติดต่อดิฉันได้ค่ะ
Facebook Comments Box
