เลขานุการที่เป็นมากกว่า คำว่า “เลขานุการ”

งานเลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญต่อองค์กรไม่น้อยกว่างานอื่น ๆ หน้าที่หลัก คือ เป็นผู้ช่วยแบ่งเบาภารกิจให้กับผู้บริหาร ช่วยอำนวยความสะดวก  ประสานงานต่าง ๆ  และช่วยสนับสนุนให้งานสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างราบรื่น รวดเร็วทันเวลา นอกจากนี้ เลขานุการยังเป็นผู้สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับผู้บริหารอีกด้วย 

หน้าที่ของเลขานุการ การทำงานแบบ (เชิงรุก) : ทำการนัดหมาย การประชุม จัดตารางเวลาภารกิจต่าง ๆ เตือนการประชุมให้ผู้บริหาร ร่างจดหมายโต้ตอบ วิเคราะห์รับ – ส่งเอกสาร เสนอลงนาม  ติดต่อประสานงานกับบุคคล หน่วยงานภายในและภายนอกองค์กร  ซึ่งจะต้องมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี  มีความรับผิดชอบ มีไหวพริบ และอื่น ๆ อีกมากมาย ที่สำคัญต้องเก็บทุกอย่างเป็นความลับของผู้บริหาร  และจัดการได้อย่างเป็นระบบ ระเบียบ  ทำงานได้ด้วยตนเอง ภายใต้คำสั่งงานเพียงเล็กน้อย รู้จักแก้ปัญหาด้วยความราบรื่น รวดเร็ว ฉับไว พร้อมรับมือทุกสถานการณ์ สามารถทำได้ทุกอย่างที่ผู้บริหารต้องการ  หรือเรียกอีกอย่าง  :  ผู้อำนวยความสะดวก

การพัฒนาบุคลิกภาพ การใช้ภาษากายให้ดูเป็นธรรมชาติ การพูดคุยที่สร้างความรักและสนใจด้วย การมองหน้าและมองตา ความน่าเชื่อถือ ความสัมพันธ์ ความรู้สึกที่มีความสำคัญมั่นใจ  ดูความเรียบร้อยที่สะท้อนภาพลักษณ์ มารยาทสำหรับงานเลขานุการ จำเป็นอย่างยิ่งในเรื่องภาพลักษณ์ขององค์กร และมีมารยาทในการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ   การแต่งกายต้องให้เหมาะสมกับการทำงานคล่องตัว ไม่เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ดูน่าเชื่อถือ ไม่ควรสวมรองเท้าแตะในสำนักงาน ให้เกียรติองค์กร 

ดังนั้น งานเลขานุการเป็นงานที่เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์  ผู้ที่จะทำหน้าที่เลขานุการได้นั้นจะต้องตระหนักรู้และเข้าใจในหน้าที่ของตนเองอย่างถ่องแท้ว่า เป็นคนที่ผู้บริหารไว้วางใจให้มาเป็นผู้ช่วยแบ่งเบาภาระให้ผู้บริหารได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพนั้น จำเป็นต้องหมั่นปรับปรุงและพัฒนาตนเองอย่างสม่ำเสมอ เพราะความสำเร็จของงาน ซึ่งมีเลขานุการอยู่เบื้องหลังนั้นย่อมทำให้เราได้ชื่อว่า สุดยอดเลขานุการที่มากกว่าคำว่า “เลขานุการ”