หลังจากมีการอัปเดตระบบอีเมลบุคลากรใหม่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และความปลอดภัยในการใช้งานอีเมล ทางสำนักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ จึงได้รวบรวมข้อแนะนำที่น่าสนใจให้ผู้ใช้งานอีเมล ได้นำไปเป็นแนวทางในการใช้งานต่อไป
- กำหนดรหัสผ่านให้คาดเดาได้ยากเข้าไว้
การมีรหัสผ่านที่คาดเดาได้ยากเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบัญชีอีเมลแอดเดรส เนื่องจากอีเมลแอดเดรสใช้สำหรับยืนบันตัวตนกับบริการต่างๆ หากผู้ไม่ประสงค์ดีสามารถเข้าถึงอีเมลของเราได้ คนเหล่านั้นอาจใช้อีเมลของคุณในการรีเซตรหัสผ่านบัญชีอื่นๆของคุณ เช่น บัญชีธนาคารและชอปปิ้งออนไลน์ เป็นต้น ดังนั้นเพื่อให้รหัสผ่านของเราแข็งแกร่งขึ้น เราต้องเพิ่มองค์ประกอบเหล่านี้เข้าไปในรหัสผ่าน
- ใช้รหัสผ่านที่แตกต่างกันในแต่ละบัญชี และไม่ซ้ำกับรหัสผ่านเดิมที่เคยใช้งานมาก่อน
- ทำให้รหัสผ่านยาวเข้าไว้ ความยาวยิ่งมาก ผู้ไม่ประสงค์ดียิ่งคาดเดายากมากยิ่งขึ้น
ข้อแนะนำ รหัสผ่านที่ซับซ้อนแต่สั้น จะถูกโจมตีได้ง่ายกว่ารหัสผ่านที่ยาว ดังนั้นทั้งยาวและซับซ้อนจะปลอดภัยมากยิ่งขึ้น อย่างน้อยควรมี 8 ตัวอักษรขึ้นไป
- เก็บรักษารหัสผ่านไว้ให้เป็นความลับมากที่สุด
อย่างที่ทราบกันดีว่า รหัสผ่านอีเมลเป็นเหมือนกุญแจตู้เซฟเอกสารที่เก็บข้อมูลไม่เพียงแต่ข้อมูลส่วนตัวของเรา แต่ยังรวมไปถึงข้อมูลขององค์กรเอาไว้ด้วย
- กลัวไว้ก่อน ถ้าเจออีเมลแปลกๆ อย่าตอบกลับอีเมลที่ทำการขอรหัสผ่านหรือข้อมูลส่วนตัวของคุณโดยทันที
จงระวัง และตรวจสอบให้ดีดังนี้
- อีเมลฉบับนั้น ส่งมาจากใคร เราเคยติดต่อด้วยหรือไม่ อาจเป็นชื่อปลอม ต้องตรวจสอบอีเมลแอดเดรสว่าใช่ของจริงหรือไม่
- มีเนื้อหาเชิงบังคับขอข้อมูลเช่นว่า หากไม่ปฏิบัติตามบัญชีของท่านจะถูกระงับ หากไม่ส่งข้อมูลอาจโดนดำเนินคดีตามกฎหมาย เป็นต้น โดยความเป็นจริงแล้ว ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะไม่ขอข้อมูลเหล่านี้ของผู้ใช้งาน ดังนั้นห้ามตอบกลับอีเมลในลักษณะนี้เด็ดขาด หากไม่แน่ใจให้สอบถามกับผู้ให้บริการโดยตรง
- มีการแนบลิงค์เชื่อมโยง อาจเชื่อมโยงไปยังลิงค์เว็บไซต์แปลกปลอมอันตราย ควรตรวจสอบก่อนคลิกดำเนินการใดๆทุกครั้งว่า ลิงค์ที่เราจะกดไปนั้น ใช่เว็บไซต์จริงเป็นทางการ หรือเว็บไซต์ธนาคารจริงหรือไม่
- หากมีไฟล์แนบ ก็ไม่ควรเปิดไฟล์ที่แนบมาจากบุคคลที่เราไม่รู้จัก อาจมีไวรัสแฝงอยู่และทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ติดไวรัสได้
- กิจกรรมล่าสุด เราสามารถตรวจสอบได้ เมื่อมีเหตุการณ์น่าสงสัยเกิดขึ้น
หากเกิดเหตุการณ์ที่น่าสงสัยเกิดขึ้น เราสามารถตรวจสอบการเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ได้จาก หน้ากิจกรรมล่าสุด เพื่อตรวจสอบว่าเหตุการณ์นั้นๆใช่เราเป็นคนกระทำเองหรือไม่
ในรายการกิจกรรมล่าสุดจะบอกว่า มีการลงชื่อเข้าใช้วัน เวลาใดบ้าง สถานที่ (Location) ระบบปฏิบัติการที่ใช้ (Operating System) เว็บบราวเซอร์ (Browser) ไอพีแอดเดรส (IP) เข้าใช้งานในส่วนใด (App) ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอะไร (Account)
หากตรวจสอบแล้วว่ามีเหตุการณ์แปลกๆที่ไม่ใช่เราเป็นผู้เข้าใช้งาน แนะนำให้รีบเปลี่ยนรหัสผ่านทันที
- ตรวจสอบการอัปเดตสม่ำเสมอว่าระบบปฏิบัติการของคุณเป็น Version ล่าสุด
ระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่จะมีการปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มความปลอดภัยให้ฟรี เนื่องจากอัปเดตจะช่วยให้อุปกรณ์ Smart Device และ Computer ของคุณปลอดภัยมากยิ่งขึ้นเราจึงขอแนะนำให้หมั่นตรวจสอบการอัปเดตเหล่านี้เป็นประจำ รวมไปถึงการอัปเดต Browser ที่ใช้งานเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอก็ช่วยให้ใช้งานอีเมลและเว็บไซต์ได้ปลอดภัยขึ้นเช่นกัน
ข้อมูลอ้างอิง Microsoft – วิธีช่วยปกป้องบัญชี Microsoft ของคุณให้ปลอดภัย
