สถาบันอุดมศึกษาของรัฐทุกแห่งที่เป็นหน่วยงานของรัฐ จะต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ตามระเบียบฯ ข้อ 6 กำหนดเรื่องผู้มีอำนาจและการมอบอำนาจ โดยหัวหน้างานของรัฐสามารถกำหนดหน่วยงานระดับใด ผู้บังคับบัญชาชั้นใด ตำแหน่งใด มีอำนาจดำเนินการตามระเบียบนี้ก็ให้กระทำได้ ดังนั้น อธิการบดีซึ่งเป็นผู้บริหารสูงสุดของมหาวิทยาลัยในฐานะหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ จะทำคำสั่งมอบอำนาจให้ผู้บริหารหรือเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานมีอำนาจเกี่ยวกับงานพัสดุเพื่อปฏิบัติหน้าที่แทนเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่ขั้นตอนการอนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการกำหนดขอบเขตงาน (TOR) หรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ (Spec.) คณะกรรมการกำหนดราคากลาง คณะกรรมการการลงนามสัญญา การเบิกจ่ายเงินให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง การอนุมัติงานเพิ่มลด เปลี่ยนแปลงรายละเอียดสัญญาจนถึงขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุ การรับบริจาคพัสดุ โดยกำหนดความรับผิดชอบตามวงเงินลดหลั่นกันไปตามลำดับตำแหน่งตั้งแต่รองอธิการบดี คณบดี รองคณบดี ผู้ช่วยอธิการบดี ผู้อำนวยการ หัวหน้าส่วน
เนื่องจากผู้บริหารของมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ จะมีวาระการดำรงตำแหน่งคราวละ 3-4 ปี หากเป็นผู้บริหารวิชาการก็จะสรรหามาจากอาจารย์ ซึ่งส่วนมากจะไม่คุ้นเคยกับการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุแต่ต้องมารับผิดชอบการอนุมัติในขั้นตอนต่างๆ จึงมีความจำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบฯ ประกาศ ด้านพัสดุเพื่อมิให้เกิดปัญหาตามมา หลายกรณีทางสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) หรือสำนักงานป้องกันและปราบปรามการทุกจริต (ปปช.) เข้ามาตรวจสอบกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง พบว่า ผู้บริหารมหาวิทยาลัยทำผิดระเบียบต้องชดใช้เงินคืน หากเป็นการทุจริตก็รับโทษตามกฎหมายเข้าไปใช้ชีวิตในเรือนจำก็มี จนมีคำกล่าวว่างานพัสดุเป็นอะไรที่เสี่ยงติดคุกติดตะราง ดังนั้น เมื่อท่านมีโอกาสรับตำแหน่งบริหารของสถาบันจึงควรให้ความสำคัญกับการทำหน้าที่เกี่ยวกับงานพัสดุ โดยมีข้อแนะนำ ดังนี้
1. ต้องมีคำสั่งชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร มอบอำนาจเกี่ยวกับงานพัสดุและการสั่งจ่ายเงิน งบประมาณ ตามหมวดรายจ่าย วิธีการ ขั้นตอน วงเงินที่ได้รับเพื่อให้การอนุมัติและทำหน้าที่ต่างๆ อยู่ภายในขอบเขตที่ตนเองสามารถกระทำได้ การได้รับมอบอำนาจจัดซื้อทั้งค่าใช้สอย วัสดุและงบลงทุน ครุภัณฑ์ งานปรับปรุงก่อสร้างด้วยหรือไม่ หากเกินอำนาจหรือไม่ได้รับมอบหน้าที่ให้เสนอผู้บังคับบัญชาสูงขึ้นไปตามลำดับ
2. การจัดหาพัสดุของหน่วยงานที่มีงบประมาณจำกัด ควรมีการวิเคราะห์เหตุผลความจำเป็นจัดลำดับความสำคัญความคุ้มค่าในการใช้งานพัสดุ ค่าใช้จ่ายในการดูแลบำรุงรักษา ประโยชน์ที่เกิดขึ้น พัสดุบางรายการอาจต้องเปรียบเทียบระหว่างการซื้อกับเช่า อย่างใดจะเหมาะสมหรือคุ้มค่ากว่า
3. ศึกษาเรียนรู้กฎหมาย ระเบียบ ประกาศ หนังสือเวียนที่สำคัญๆ เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่ขั้นตอนการทำขอบเขตงาน (TOR) หรือรายละเอียดคุณลักษณะของวัสดุ (Spec.) หลักการสำคัญก็คือ TOR หรือ Spec. ต้องไม่ระบุใกล้เคียงพัสดุยี่ห้อใดยี่ห้อหนึ่ง
4. ในขั้นตอนจัดหาผู้ขาย ต้องเปิดโอกาสให้เกิดการแข่งขันอย่างเป็นธรรม โปร่งใส เป็นธรรม ไม่เลือกปฏิบัติ ทำตามระเบียบที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัดเพื่อป้องกันการร้องเรียน อุทธรณ์ผลการจัดซื้อจ้างที่อาจทำให้เรื่องยุ่งยากและกระทบเวลาจัดหาพัสดุ
5. มีการติดตามความก้าวหน้า (Tracking) การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ได้ใช้พัสดุทันตามกำหนดเวลาความต้องการใช้งาน หรือหากเกิดปัญหาจะได้แก้ไขทันท่วงที ไม่เกิดความเสียหายต่อหน่วยงาน
6. การตรวจรับพัสดุ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุมีหน้าที่ตรวจให้ถูกต้องตามเงื่อนไขของสัญญาและขอบเขตงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ หากผู้ขายส่งมอบไม่ตรงตามสัญญา กรณีพัสดุยกเลิกการผลิต ผู้ขายต้องมีหนังสือแจ้งพร้อมเสนอพัสดุทดแทน ซึ่งต้องมีคุณสมบัติเทียบเท่าหรือดีกว่า สามารถใช้ได้ตามวัตถุประสงค์การใช้งาน หากราคาสูงกว่าพัสดุเดิมผู้ขายต้องไม่คิดมูลค่าเพิ่ม หากราคาลดลงต้องคืนเงินส่วนต่าง โดยเสนอขออนุมัติเปลี่ยนแปลงต่อผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติก่อน
7. ผู้บริหารต้องมอบหมายบุคคลในหน่วยงานทำหน้าที่ดูแลพัสดุ การดูแลรักษา ซ่อมบำรุง หากพัสดุชำรุดในช่วงเวลาที่ยังอยู่ในระยะการรับประกันของผู้ขาย ให้แจ้งผู้ขายให้ซ่อมแซมพัสดุจนถึงวันสิ้นสุดการรับประกันตามสัญญา ทั้งนี้ ต้องมีการตรวจสอบสภาพขอพัสดุก่อนหมดระยะเวลารับประกันด้วย
8. พัสดุใดที่ชำรุดเสียหายจากการใช้งาน ไม่คุ้มค่าต่อค่าใช้จ่ายการซ่อมแซม หรือพัสดุหมดความจำเป็นในการใช้งาน ให้ดำเนินการจำหน่ายพัสดุตามระเบียบ ซึ่งจะช่วยลดภาระการเก็บรักษาพัสดุที่ไม่ใช้งาน
9. การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุที่ดำเนินการต่อเนื่องเป็นประจำทุกปี เช่น งานเช่าเหมารถยนต์ งานจ้างเหมาบริการแม่บ้าน พนักงานรักษาความปลอดภัย การจัดซื้อค่าลิขสิทธิ์การใช้งานฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ควรวางแผนล่วงหน้าก่อนสัญญาเดิมจะสิ้นสุด เพื่อไม่ให้กระทบกับการให้บริการของหน่วยงาน
10. ผู้บริหารต้องเป็นแบบอย่างในการประพฤติตัวให้มีความซื่อสัตย์ สุจริต การใช้ดุลพินิจหรือตัดสินใจ ตั้งอยู่บนพื้นฐานประโยชน์ส่วนรวม ไม่เอื้อประโยชน์แก่ผู้รับจ้าง ไม่เรียกรับผลประโยชน์ใดๆ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุ เพื่อให้เป็นไปตามหลักความคุ้มค่า โปร่งใส มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลและตรวจสอบได้
หากผู้บริหารสามารถเรียนรู้และปฏิบัติตามข้อแนะนำ ดังที่กล่าวมาข้างต้นได้แล้ว ก็มั่นใจว่าการกำกับดูแลงานที่เกี่ยวกับพัสดุในหน่วยงานที่ท่านรับผิดชอบ จะผ่านไปด้วยความเรียบร้อย ซื้อจ้างสำเร็จ มีพัสดุใช้ตามความต้องการ มีความคุ้มค่าเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างแท้จริง และจะเป็นเกราะป้องกันการทำงานด้วยความถูกต้อง โปร่งใส เป็นไปตามกฎระเบียบที่กำหนดไว้ไม่ต้องกังวลว่า เมื่อท่านลงจากตำแหน่งแล้ว ยังต้องมาเสี่ยงกับการร้องเรียนหรือข้อกล่าวหาใดๆ อีกต่อไป
ผู้เขียน : นายปิยวัชน์ คงอินทร์ รักษาการแทนหัวหน้าส่วนพัสดุ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
