ในปัจจุบันเทคโนโลยีดิจิทัลได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการปฏิบัติงานภายในหน่วยงานต่าง ๆ โดยเฉพาะงานด้านธุรการและงานพัสดุที่ต้องอาศัยความถูกต้อง รวดเร็ว และสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ จึงได้มีแนวคิดในการนำระบบการเบิกวัสดุออนไลน์ด้วยการสแกน QR Code มาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกแก่บุคลากร และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการวัสดุสำนักงานให้มีความทันสมัยมากยิ่งขึ้น
จากการดำเนินงานดังกล่าว เล็งเห็นถึงปัญหาจากระบบการเบิกวัสดุแบบเดิมที่ยังใช้เอกสารกระดาษในการบันทึกข้อมูล ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการตรวจสอบข้อมูล การค้นหาเอกสารย้อนหลังทำได้ยาก รวมถึงมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำหรือข้อมูลสูญหาย
ระบบการเบิกวัสดุออนไลน์ด้วยการสแกน QR Code เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงแบบฟอร์มการเบิกวัสดุได้อย่างสะดวก เพียงใช้โทรศัพท์มือถือสแกน QR Code ที่จัดเตรียมไว้ จากนั้นกรอกข้อมูลรายการวัสดุ จำนวนที่ต้องการ และรายละเอียดผู้เบิก ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกออนไลน์โดยอัตโนมัติ ทำให้เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบรายการเบิกได้แบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งสามารถสรุปข้อมูลการเบิกวัสดุและตรวจสอบวัสดุคงเหลือได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ ระบบดังกล่าวยังช่วยลดการใช้กระดาษภายในหน่วยงาน สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานโดยใช้เทคโนโลยี อีกทั้งยังช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินงาน เพิ่มความสะดวกแก่บุคลากร และลดภาระงานด้านการจัดเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี
จากการนำระบบนี้มาใช้งานภายในหน่วยงาน พบว่าบุคลากรสามารถใช้งานได้ง่าย มีความพึงพอใจต่อระบบ และช่วยให้การบริหารจัดการวัสดุสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งยังสามารถนำข้อมูลที่ได้ไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนการจัดซื้อวัสดุในอนาคตได้อย่างเหมาะสม
การพัฒนาระบบเบิกวัสดุออนไลน์ด้วย QR Code นับเป็นอีกหนึ่งแนวทางสำคัญในการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนการทำงานด้านธุรการและพัสดุให้มีความคล่องตัว โปร่งใส และตรวจสอบได้ อันจะนำไปสู่การพัฒนาองค์กรอย่างยั่งยืนต่อไปในอนาคต
เขียนโดย : จันทร์จิรา ฟุ้งเฟื่อง ศูนย์บริหารทรัพย์สิน
