แผนการจัดซื้อจัดจ้าง ที่ไม่ใช่เป็นแค่เพียง..แผน

“แผน”..ทำได้ไม่ยาก แต่ที่ยากคือ.. “ทำให้ได้ตามแผน”

          “แผน” ในที่นี้จะกล่าวถึง “แผนการจัดซื้อจัดจ้าง” ที่ส่วนพัสดุ ซึ่งเป็นหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัยทำหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างให้กับทุกๆ หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ยกเว้นหน่วยงานที่ได้รับมอบอำนาจการจัดซื้อจัดจ้างภายใต้วงเงินและหมวดงบประมาณที่ได้รับ   

          “แผนการจัดซื้อจัดจ้าง” จัดทำทุกปีโดยกำหนดระยะเวลาดำเนินการตามนโยบายของแหล่งเงินที่ได้รับ เช่น “งบประมาณแผ่นดินหรืองบรัฐ”  จะกำหนดระยะเวลาตามนโยบายของรัฐโดยกรมบัญชีกลาง  มีมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณประจำปี   “งบประมาณของมหาวิทยาลัยหรืองบรายได้”  ซึ่งกำหนดระยะเวลาตามนโยบายของอธิการบดีที่ต้องการเร่งรัดให้ก่อหนี้ผูกพันให้แล้วเสร็จ  ปกติจะเป็นไตรมาสที่ 2 เพื่อนำงบประมาณเหลือจ่ายไปใช้ประโยชน์ในการอื่นๆ

          เมื่อมี “แผน” แล้วทำอย่างไรจึงจะให้ได้ผลลัพท์ตามแผนที่กำหนด ทำอย่างไรไม่ให้เป็นเพียง Planning คือ “แผนที่นิ่ง” สนิท จากประสบการณ์ในการจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี รวมไปถึงการติดตามและรายงานผลความก้าวหน้า มีกระบวนการที่ “ทำอย่างไรให้แผนการจัดซื้อจัดจ้าง ที่ไม่ใช่เป็นแค่เพียง..แผน” ดังนี้

1. เตรียมการ เตรียมความพร้อม  
             จัดทำหนังสือแจ้งหน่วยงานเตรียมการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อเตรียมความพร้อมในการทำเอกสารเรื่องขอซื้อขอจ้าง (PR) การจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ (TOR) หรือแบบรูปรายการงานก่อสร้าง

2. เมื่อ พรบ.งบประมาณผ่านการอนุมัติจากรัฐบาลและมหาวิทยาลัย
             จัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างและทำหนังสือแจ้งหน่วยงานที่ได้รับงบประมาณ   เพื่อทราบ “แผน” ทั้งปีงบประมาณ รวมทั้งเพื่อทราบว่าจะมีการรายงานผลเป็นประจำทุกเดือนและทุกรายไตรมาส    เพื่อให้หน่วยงานตระหนักถึงความสำคัญและเร่งดำเนินการจัดทำเรื่องขอซื้อขอจ้าง มายังส่วนพัสดุตามแผนที่กำหนด

3. ปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
          ใช้เทคโนโลยีมาช่วย เช่น
           – โปรแกรม excel  ใช้ในการบันทึกข้อมูลแผนและผลการส่งเรื่องขอซื้อขอจ้าง  โดยปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอสามารถรายงานผู้บริหารเพื่อทราบความคืบหน้าได้ตลอดเวลา   
          – ใช้ระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัยช่วยในการสืบค้นข้อมูล เช่น ระบบ DOMS และ ระบบ MIS (SAP)

4. กระตุ้นเตือนและติดตาม
             ประสานติดตาม ทวงถาม สำหรับรายการที่หน่วยงานยังไม่ส่งมายังส่วนพัสดุด้วยวาจา หรือเป็นหนังสือผ่านระบบ DOMS พร้อมแนบรายการคงค้าง 

5. รายงานความก้าวหน้า
              รายงานความก้าวหน้าการส่งเรื่องขอซื้อขอจ้างตามแผน โดยมีอธิการบดีเป็นประธานการประชุม ดังนี้   
              – ประชุมบริหาร ประจำเดือน 
              – ประชุมเร่งรัดติดตามการใช้งบประมาณ ประจำไตรมาส
              – ประชุมหน่วยงานในกำกับรองอธิการบดี ประจำไตรมาส

จากกระบวนการข้างต้น เป็นการติดตามเพื่อให้แผนสัมฤทธิ์ผล แต่ทั้งนี้มีหลายปัจจัยที่ส่งผลทำให้แผนมีความล่าช้าและไม่เป็นไปตามที่กำหนด อาทิ  โครงการก่อสร้างขนาดใหญ่หรือโครงการที่มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก ซึ่งมีความ ยุ่งยาก ซับซ้อนของการจัดทำแบบรูปรายการงานก่อสร้าง เป็นต้น

หัวใจสำคัญอีกประการหนึ่งพบว่า   ไม่เพียงแต่เป็นการติดตามงานเท่านั้น แต่ยังเป็นการติดตามที่สร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้ติดตามและหน่วยงานที่ถูกติดตาม ก่อให้เกิดเครือข่ายในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

 

ส่วนพัสดุ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์