งานนำส่งรายได้อาจจะเป็นงานรูทีน (routine)ที่ทำทุกวัน แต่รู้ไหมค่ะ ว่านี่คือ “หัวใจ” ของระบบบัญชีหน่วยงานเลยทีเดียว เพราะถ้าเริ่มต้นผิด เช่น ลงรหัสรายได้ผิด หรือนำส่งเงินรายได้ช้ากว่าระเบียบข้อบังคับที่กำหนดของมหาวิทยาลัย ปัญหาจะพันกันเป็นยุงตีกันตอนปิดงบประมาณสิ้นปีแน่นอน งานการเงิน ส่วนการเงินและบัญชีจึงขอสรุป Checkist และเทคนิคการนำส่งรายได้แบบมืออาชีพมากฝากกันค่ะ
1. หัวใจหลักของการนำส่งรายได้ (The Core Pillars) เพื่อให้งานไม่มีสะดุด เราต้องยึดหลัก
“ครบ-ตรง-เร็ว” ดังนี้ค่ะ
- ครบ (Completeness) : เอกสารต้องครบชุด ตั้งแต่ใบเสร็จรับเงิน รายงานสรุปประจำวัน จนถึงใบนำฝากธนาคาร (Pay-in Slip)
- ตรง (Accuracy) : ยอดเงินโอน/เช็ค ต้องตรงกับยอดในใบเสร็จรับเงิน และต้องลงรหัสบัญชีให้ถูกต้องตามประเภทของรายได้
- เร็ว (Timeliness) : ต้องนำส่งรายได้ตามระยะเวลาที่ระเบียบข้อบังคับกำหนดเพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น
2. เทคนิค ทางลัดลดความผิดพลาด
- สแกนสำเนาใบเสร็จรับเงินชุดนำส่งรายได้มายังส่วนการเงินและบัญชีเรียบร้อยแล้ว เพื่อป้องกันการนำส่งซ้ำ (Double entry)
- สแกนใบ Pay-in Slip หรือหลักฐานการโอนเงิน เก็บไว้ใน Folder ของหน่วยงานหรือผู้ปฎิบัติ
- สอบทานยันยอด (Reconcile) ควรกระทบยอดเงินฝากธนาคารทุกสัปดาห์ ไม่ต้องรอจนถึงสิ้นเดือน
สรุป “ การนำส่งรายได้ที่ถูกต้อง ไม่เพียงแต่ช่วยให้หน่วยงานงานมีความน่าเชื่อถือ แต่ยังแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานด้วย หวังว่าข้อมูลหรือเทคนิคเล็ก ๆ นี้ จะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อน ๆ ชาวการเงินและบัญชีทุกท่านนะคะ”
อ้างอิงข้อมูลจาก https://gemini.google.com
ผู้เขียน : นางจันทร์จิรา ศรีราพร
