การประชุม เป็นวิธีการที่จะเอื้ออำนวยให้ผู้ร่วมงานได้มีโอกาสพบปะ แลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดเห็นซึ่งกันและกันการติดตามงานที่ได้รับมอบหมาย รวมทั้งได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นเพื่อแก้ไขปัญหาและตัดสินใจร่วมกันในการดำเนินงานให้บรรลุผลสำเร็จขององค์กร
การเขียนรายงานรายงานการประชุม ผู้ที่จะทำหน้าที่ในการเขียนรายงานการประชุมได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพได้นั้นจะต้องอาศัยทักษะหลายด้านเช่น ทักษะการฟังอย่างตั้งใจ ทักษะการสรุปจับประเด็นสำคัญในแต่ละหัวข้อและทักษะการถ่ายทอดประเด็นสำคัญเหล่านั้นในรูปแบบของลายลักษณ์อักษรอย่างถูกต้อง ชัดเจน กระชับ และตรงประเด็น แต่ทั้งนี้ผู้ที่จะทำหน้าที่ในการเขียนรายงานการประชุม มักจะพบปัญหาอยู่เสมอว่าเขียนรายงานอย่างไร จึงจะถูกต้องเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ โดยมีเทคนิคดังนี้
1. การจับประเด็นและการเรียบเรียงประเด็น การอ่านหรือฟัง ผู้อ่านหรือผู้ฟังจะต้องรู้จักจับประเด็นของบทอ่านหรือบทฟัง เพื่อที่จะเข้าใจเรื่องที่อ่านหรือฟังว่าผู้เขียนหรือผู้พูดต้องการบอกอะไร การหลงประเด็นก็ดี การจับประเด็นไม่ถูกก็ดีทำให้เกิดความเข้าใจผิดซึ่งอาจนำไปสู่ผลเสียในเรื่องอื่นๆ ต่อไปได้ในการจดรายงานการประชุมนั้น ผู้จดรายงานการประชุมต้องมีความสามารถในการจับประเด็น โดยปกติของการประชุมจะมีผู้พูดหลายคน แต่ละคนก็ออกความเห็นของตน บางคนก็ออกความเห็นไม่ตรงกับเรื่องที่กำลังพิจารณา หรือออกความเห็นเกินเลยไป ผู้จดบันทึกต้องสามารถแยกแยะได้ว่าเรื่องที่ผู้พูดในที่ประชุมพูดนั้นตรงกับเรื่องที่กำลังมีการพิจารณาหรือไม่ ถ้าตรงก็ต้องจับประเด็นให้ได้ว่า“คัดค้าน” หรือ “สนับสนุน” หรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมอะไรที่สำคัญ หรือว่าเสนอประเด็นที่เกี่ยวข้องขึ้นมาอันเป็นประเด็นที่น่าจะต้องพิจารณาด้วยเช่นกัน
2. การเขียนรายงานการประชุม ผู้เขียนจะต้องคำนึงถึงเนื้อหา รูปแบบ และการใช้ภาษา โดยสรุปได้ดังนี้
1) เนื้อหา – เนื้อความที่จะเขียนอาจได้มาจากการจับประเด็นหรือจับใจความสำคัญ จากการอ่านและการฟัง เช่น การจับประเด็นจากการประชุม การสรุปประเด็นจากการอ่านเอกสารที่มีมาถึง หากผู้เขียนเป็นผู้เริ่มการสื่อสาร เนื้อหาจะได้จากการกำหนดประเด็นที่ต้องการสื่อไปยังผู้รับ
2) รูปแบบ – งานเขียนบางประเภทมีรูปแบบตายตัว เช่น การเขียนเรียงความ การเขียน บันทึกรายงานการประชุม การเขียนจดหมาย การเขียนบันทึกข้อความ การเขียนเชิงอรรถและบรรณานุกรม นอกจากนี้ รูปแบบยังหมายถึง การกำหนดลักษณะและขนาดตัวอักษร เช่น การใช้ตัวดำ/หนา ตัวเอน ตัวใหญ่พิเศษ ตัวจิ๋ว การขีดเส้นใต้ การแสดงแผนผัง/แผนภูมิ การใช้ภาพประกอบในการเขียนบางประเภท เช่น การเขียนเรียงความส่งเข้าประกวด การนำเสนอผลงานวิจัยในการประชุมวิชาการ การเสนอโครงการเพื่อ ขอรับทุน ผู้จัดอาจกำหนดความยาวของเนื้อหา หรืออาจกำหนดด้วยจำนวนคำการกำหนดเช่นนี้นับเป็น รูปแบบในการเขียนด้วย ซึ่งรูปแบบการเรียนรายงานการประชุมของสำนักคอมพิวเตอร์และเครือข่ายมี ดังนี้
การประชุม……………………………………………..ครั้งที่…./…..
เมื่อวันที่….เดือน…………………พ.ศ…….เวลา…………
ณ ห้อง……………………………………………
ผู้มาประชุม
ผู้ไม่มาประชุม
ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
เริ่มประชุมเวลา………..
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพือทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น (ถ้ามี)
เลิกประชุมเวลา……….
ลงชื่อ…………………………….
ผู้จดรายงานการประชุม
3) การใช้ภาษา – ในการเขียนบันทึกรายงานการประชุม การเขียนจดหมายราชการ และการเขียนบันทึกข้อความ โดยทั่วไปจะใช้ภาษาเขียน ภาษาเขียน คือ ภาษาที่ใช้ในการเขียนหรือกล่าวอย่างเป็นทางการ เช่น ภาษาที่ใช้ในการ เขียนบันทึกรายงานการประชุม จดหมายราชการ สุนทรพจน์ คำกล่าวในพิธีต่างๆ ภาษาพูด คือ ภาษาที่ใช้ในการเขียนหรือพูดอย่างไม่เป็นทางการหรืออย่างเป็นกันเอง การจดรายงานการประชุมมี 3 วิธี ดังนี้
1. การจดอย่างละเอียด โดยปกติจะใช้เครื่องบันทึกเสียงช่วย ใช้ในกรณีที่มีการระดม ความคิดและต้องการเก็บข้อมูลทุกข้อ
2. จดอย่างย่นย่อที่สุด จดแต่เพียงว่าประชุมเรื่องอะไร มติมีว่าอย่างไร วิธีนี้เป็นวิธีที่ รวบรัดเกินไป อาจทำให้ขาดข้อคิดเห็นที่น่าสนใจบางประการ
3. จดแบบสายกลาง เป็นวิธีที่นิยมที่สุด เป็นการจดใจความสำคัญทั้งหมด ผู้จดรายงาน การประชุมต้องใช้ดุลยพินิจว่ารายละเอียดหรือตัวอย่างจำเป็นหรือไม่ (ถ้าเป็นการพูดเล่น ต่อว่า ระบาย อารมณ์ ไม่ต้องจด)
โดย : ฉัตรชัย พรหมนา
