1. กำหนดโครงสร้างอีเมล
อีเมลมาตรฐานควรมี 5 ส่วนหลัก ๆ:
1. Subject (หัวข้อ)
สั้น กระชับ สื่อความหมาย เช่น Meeting Request – Project A
2. Greeting (คำขึ้นต้น)
ใช้ตามความเหมาะสม เช่น
- Dear Mr. Smith, (ทางการ)
- Hello Anna, (กึ่งทางการ)
3. Opening (เกริ่นนำ)
เขียนบอกวัตถุประสงค์ เช่น
- I am writing to inform you about…
- I would like to request…
4. Body (เนื้อหา)
อธิบายรายละเอียดเป็นย่อหน้า แต่อย่าร่ายยาวเกินไป
5. Closing (ปิดท้าย)
สรุปและใช้ประโยคสุภาพ เช่น
- Looking forward to your reply.
- Thank you for your kind attention.
2. เลือกคำขึ้นต้นและลงท้ายให้เหมาะสม
คำขึ้นต้น:
Dear Sir/Madam, (ถ้าไม่รู้ชื่อผู้รับ)
Dear Dr. Brown, (ทางการ)
Hi John, (ไม่เป็นทางการมาก ใช้กับเพื่อนร่วมงานที่สนิท)
คำลงท้าย:
Best regards,
Sincerely,
Yours faithfully, (ใช้เมื่อต้นจดหมาย Dear Sir/Madam)
3. ตัวอย่างอีเมลง่าย ๆ
Subject:
Meeting Request – Marketing Project
Dear Mr. Johnson,
I hope this email finds you well.
I am writing to request a meeting regarding the new marketing project. Could we schedule a meeting on Tuesday at 2 PM? Please let me know if this time is convenient for you.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Somchai Prasert
4. เคล็ดลับเพิ่มเติม
- ใช้ประโยคสั้น ๆ กระชับ
- หลีกเลี่ยงคำศัพท์ซับซ้อน
- ตรวจสอบแกรมมาร์และการสะกดทุกครั้งก่อนส่ง
- ถ้าเป็นอีเมลทางการ หลีกเลี่ยงการใช้ Hi หรือ Thanks a lot → เปลี่ยนเป็น Dear และ Thank you very much
Facebook Comments Box
