เลขานุการ คือผู้ช่วยแบ่งเบาภารกิจให้กับเจ้านาย ช่วยอำนวยความสะดวก ช่วยประสานงาน และช่วยสนับสนุน ให้งานสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างราบรื่น รวดเร็วทันเวลา นอกจากนี้ เลขานุการยังเป็นผู้สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับเจ้านายอีกด้วย
เลขานุการ ผู้ที่ทำหน้าที่อำนวยความสะดวก ประสานงาน ให้งานต่างๆ ระหว่างผู้บริหารและบุคคลอื่นๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร สำเร็จตามที่มุ่งหวัง เลขานุการถือว่าเป็นบุคคลที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารเป็นอย่างมาก เลขานุการที่ดีจะเป็นหน้าเป็นตา เป็นภาพลักษณ์ที่ดีของทั้งองค์กรและผู้บริหาร…ฉะนั้นผู้ที่ทำหน้าที่เลขานุการควรมีความรู้ความสามารถและมีคุณสมบัติต่างๆ ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน
จรรยาบรรณหลักของอาชีพเลขานุการคือ
1. คุณต้องมีใจรักในองค์กร ซื่อสัตย์สุจริตต่อความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย
2. คุณต้องมีความรับผิดชอบสูง
3. คุณต้องสามารถรักษาความลับได้อย่างดี
4. คุณต้องกระตือรือร้นและพร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เสมอ
5. คุณต้องไม่มีพฤติกรรมในทางที่เสื่อมเสียภาพลักษณ์ ไม่ขายศักดิ์ศรีบนหน้าที่เลขานุการ
6. คุณต้องเป็นคนตรงต่อเวลา
7. คุณต้องเป็นผู้ที่ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับต่าง ๆ ขององค์กรได้ดี
8. คุณต้องสามารถติดต่อสื่อสารกับบุคคลทั้งภายในองค์กรและนอกองค์กรด้วยความมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี
คุณสมบัติบัติเลขานุการที่ดี
- ช่างสังเกต และจดจำสิ่งที่เจ้านายชอบ เช่น รสชาติกาแฟ, หนังสือพิมพ์, นิตยสาร, การจัดวางเอกสารบน โต๊ะ และการจดจำและบันทึก
- สิ่งที่เจ้านายให้ความสำคัญ การตรงต่อเวลา, ทำงานได้ตามที่ได้รับมอบหมาย, การแต่งกาย, ท่าทาง, การพูดจา, ความเป็นระเบียบ, การทักทาย และการมีวินัยในการทำงาน
- ทำหน้าที่โดยที่เจ้านายไม่ต้องย้ำเตือน มีทัศนคติบวกกับงานที่รับผิดชอบ มีความมั่นใจในความสามารถของ ตนเอง และจัดลำดับความสำคัญของงาน
- ทำงานให้บรรลุเป้าหมาย มีเป้าหมายเรื่อง winning ชัดเจน และเพิ่มเติมความรู้ ความชำนาญตลอดเวลา
- มี “หัวใจบริการ” ลดความเป็นตัวตนลง (ไม่คำนึงถึงประโยชน์ของตัวเองมากเกินไป) และมีทัศนคติบวก เพื่อให้ตนเองมีความสุขกับสิ่งที่ทำ
ผู้ที่ทำหน้าที่เลขานุการ นอกจากการมีจรรยบรรณที่ดี มีวิธีการทำงานที่ประทับใจเจ้านาย มีบุคลิกภาพที่ดีแล้ว ยังต้องพึงระลึกไว้ว่า บางครั้งในการทำหน้าที่เลขานุการ คุณอาจมีความคิดเห็นไม่ตรงกับเจ้านาย ก็ต้องมีการพูดคุยให้มีความชัดเจน มีเหตุผลที่ดี การแสดงสีหน้าที่บอกว่าคุณไม่พอใจ..เป็นสิ่งที่ไม่ควรปฏิบัติ หรือบางครั้งมีงานที่ต้องทำหลากหลายงาน คุณก็จะต้องสนองตอบต่อการทำงานของเจ้านายได้อย่างรวดเร็ว จัดลำดับในการทำงาน…พร้อมที่จะปฏิบัติงานและเรียนรู้อยู่เสมอ “ช่างสังเกต…เก็บความลับได้ดี…มีหัวใจบริการ..ทำงานด้วยความรวดเร็ว
เครดิต ：เลขานุการมืออาชีพ นายฉัตรชัย พรหมนา，https://www.thaijob.com/
