เมื่อผู้ใช้งานอยากได้ “ด่วนมาก” แต่ระเบียบบอกว่า “ต้องรอ”

ในโลกการทำงานจริง คำว่า “ด่วนมาก” เป็นคำที่เจ้าหน้าที่พัสดุคุ้นเคยเป็นอย่างดี
และในขณะเดียวกัน คำว่า “ต้องเป็นไปตามระเบียบ” ก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เช่นกัน

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า ทำไมบางครั้งความต้องการที่ “ด่วน” ถึงต้องใช้เวลา และทำไมการรอคอยนั้นจึงสำคัญกว่าที่คิด

ความด่วน…เกิดขึ้นได้เสมอ

สถานการณ์แบบนี้เกิดขึ้นบ่อยมาก เช่น

• เครื่องมือเสียกะทันหัน
• โครงการต้องเริ่มทันที
• งานประชุม/กิจกรรมใกล้เข้ามา
• งบประมาณกำลังจะหมดปี

ผู้ใช้งานจึงรู้สึกว่า

“อยากได้ของวันนี้ หรืออาทิตย์นี้ได้ไหม”

ซึ่งเป็นความต้องการที่เข้าใจได้ เพราะทุกหน่วยงานต่างมีภารกิจที่ต้องขับเคลื่อนให้ทันเวลา

แต่ในอีกมุมหนึ่ง กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีหน้าที่สำคัญที่มากกว่าแค่ “ซื้อของให้ได้เร็วที่สุด”

ทำไมการจัดซื้อถึงต้องมีขั้นตอน

การจัดซื้อจัดจ้างไม่ใช่แค่การซื้อสินค้า แต่คือการใช้ งบประมาณแผ่นดิน หรือ งบประมาณของหน่วยงานนั้นๆ ซึ่งต้องคำนึงถึง ความคุ้มค่า ความโปร่งใส การแข่งขันอย่างเป็นธรรม การตรวจสอบย้อนหลังได้

ดังนั้นทุกขั้นตอนจึงถูกออกแบบมาเพื่อป้องกันความเสี่ยง เช่น การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะ (TOR) การเปรียบเทียบราคา การเปิดโอกาสให้ผู้ประกอบการแข่งขัน การทำสัญญา การตรวจรับ

สิ่งเหล่านี้อาจใช้เวลา แต่เป็น “หลักประกันความถูกต้อง”

ถ้ารีบเกินไป…เสี่ยงอะไรบ้าง

การจัดซื้อแบบเร่งด่วนโดยไม่ผ่านขั้นตอนที่เหมาะสม อาจนำไปสู่ปัญหาในระยะยาว เช่น

1) ได้ของไม่ตรงความต้องการ

เมื่อไม่มีเวลาเตรียม TOR ให้ชัดเจนผลที่ตามมาอาจเป็น ได้ของไม่ตรง ใช้งานไม่ได้จริง หรือต้องซื้อใหม่

2) เสี่ยงด้านกฎหมายและระเบียบ

การข้ามขั้นตอนอาจนำไปสู่ การตรวจสอบย้อนหลัง ความรับผิดชอบทางวินัย และความเสียหายต่อหน่วยงาน

3) เสียโอกาสในการแข่งขัน

หากไม่เปิดให้มีการแข่งขันอย่างเพียงพออาจทำให้หน่วยงาน ได้ราคาสูงกว่าที่ควร หรือเสียโอกาสได้ผู้ขายที่มีคุณภาพกว่า

ดังนั้น..เจ้าหน้าที่พัสดุ = ผู้บริหารความเสี่ยง

หลายคนอาจมองว่างานพัสดุคือ “งานซื้อของ” แต่ในความเป็นจริง งานพัสดุคือ การบริหารความเสี่ยงขององค์กร

หน้าที่สำคัญคือการทำให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างถูกต้องตามระเบียบ ตรวจสอบได้ ลดความเสี่ยงในอนาคต และปกป้องทั้งหน่วยงานและผู้ปฏิบัติงาน

การที่เจ้าหน้าที่บอกว่า “ต้องใช้เวลา” จึงไม่ได้แปลว่าไม่อยากช่วย แต่หมายถึงกำลังช่วย “ป้องกันปัญหาในอนาคต”

ทางออกของปัญหาความด่วน

แม้ความด่วนจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่สามารถ “บริหารจัดการได้”

✔ วางแผนจัดซื้อประจำปี

การคาดการณ์ความต้องการล่วงหน้า ช่วยลดงานด่วนได้มาก

✔ เริ่มกระบวนการให้เร็ว

ยิ่งเริ่มเร็ว โอกาสเสร็จทันเวลาก็ยิ่งสูง

✔ สื่อสารกับส่วนพัสดุให้มากขึ้น

การพูดคุยตั้งแต่ต้นช่วยลดการแก้ไขเอกสารหลายรอบ

✔ เตรียมข้อมูลให้ครบถ้วน

TOR ชัดเจน = กระบวนการเร็วขึ้น

จาก “งานด่วน” สู่ “งานวางแผน”

ในโลกที่ทุกอย่างดูเร่งรีบ การจัดซื้อจัดจ้างอาจดูเหมือนช้า แต่ความจริงคือ

ความรอบคอบวันนี้ คือความปลอดภัยขององค์กรในวันหน้า