เคยไหมคะ? พอได้ยินเสียงลือเสียงเล่าอ้างว่า “ทีมตรวจสอบภายใน (Internal Audit หรือ IA) จะเข้าตรวจแผนกเราสัปดาห์หน้า” บรรยากาศในออฟฟิศที่เคยชิลๆ ก็พลันเปลี่ยนเป็นความตึงเครียดทันที หลายคนเริ่มนั่งหลังตรง เสียวสันหลังวาบ บรรยากาศเต็มไปด้วยความวุ่นวายปั่นป่วน เร่งไล่เช็กเอกสารย้อนหลังกันยกใหญ่เพราะกลัวความผิด นั่นเป็นเพราะคนส่วนใหญ่ยังติดภาพจำดั้งเดิมว่า IA คือ “จราจรจับผิด” หรือ “ตำรวจออฟฟิศ” ที่จ้องจะมาจับผิด ค้นหาจุดบกพร่อง หรือมาตัดคะแนนประเมินผลงานประจำปี
แต่ในความเป็นจริงของโลกธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว… ภาพจำสุดเฮี้ยนนั้นมันเอาท์ไปนานแล้วค่ะ!
เปลี่ยนมุมมอง : จาก “ผู้จับผิด” สู่ “หมอตรวจสุขภาพองค์กร”
ถ้าเปรียบองค์กรเป็นเหมือนร่างกายมนุษย์ ฝ่ายบริหารและพนักงานหน้างานก็เหมือนคนที่ต้องออกไปใช้ชีวิต ทำงานหนัก และขับเคลื่อนร่างกายให้เดินไปข้างหน้า ส่วน IA ก็เปรียบเสมือน “คุณหมอที่มาช่วยตรวจสุขภาพประจำปี” นึกภาพตามง่ายๆ เวลาเราไปตรวจสุขภาพ คุณหมอไม่ได้เจาะเลือดหรือเอกซเรย์เพื่อสืบหาความผิด แล้วมาด่าว่าทำไมเราถึงดูแลตัวเองไม่ดี แต่หมอมาเพื่อช่วยวิเคราะห์ว่า ร่างกายเรามี “จุดเสี่ยง” ตรงไหนที่น่าเป็นห่วงบ้าง
งานของ IA ก็เช่นกันค่ะ พวกเขาไม่ได้มาเพื่อคอยบอกว่าคุณทำงานแย่ หรือจ้องจะลงโทษใคร แต่เข้ามาเพื่อช่วยสแกนระบบการทำงานที่คุณทำอยู่ว่า:
มีรอยรั่วทางเงินทองหรือไม่: มีจุดไหนไหมที่อาจทำให้งบประมาณรั่วไหลโดยไม่จำเป็น หรือมีความเสี่ยงต่อการเกิดการทุจริตในกระบวนการ
มีความเสี่ยงสุ่มเสี่ยงต่อกฎหมายหรือไม่: มีขั้นตอนไหนที่สุ่มเสี่ยงต่อการทำผิดกฎหมาย ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับ หรือคำสั่งขององค์กรโดยที่เราไม่ตั้งใจหรือรู้เท่าไม่ถึงการณ์หรือเปล่า
ระบบความปลอดภัยของข้อมูลดีพอหรือยัง: การจัดเก็บเอกสารและข้อมูลสำคัญมีการป้องกันที่รัดกุมเพียงพอแล้วหรือยัง
4 เหตุผลเน้นๆ ทำไมคนออฟฟิศยุคใหม่ควรเปิดใจให้ IA
การทำงานร่วมกับ IA อย่างเปิดเผยและเป็นมิตร นำมาซึ่งประโยชน์โดยตรงต่อคนทำงานหน้างานมากกว่าที่คุณคิด:
1. ช่วยเซฟเราจากความผิดพลาด และปิดจุดบอด (Blind Spot) การทำงานเดิมๆ ทุกวัน (Routine) อาจทำให้เราเกิดความชินชาจนมองไม่เห็นข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจลุกลามเป็นปัญหาใหญ่ การที่ IA เข้ามาส่องงานเราด้วยมุมมองของคนนอกที่เป็นกลาง (Objectivity) จะช่วยให้เราเห็นช่องโหว่ที่คุณอาจมองข้ามไป เป็นเหมือน “เกราะป้องกัน” ที่ช่วยเตือนเราก่อนที่ความผิดพลาดนั้นจะเกิดขึ้นจริงจนสร้างความเสียหายร้ายแรงที่คุณต้องรับผิดชอบ
2. ช่วยตัดขั้นตอนยุ่งยาก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Efficiency) IA ยุคใหม่ไม่ได้นั่งเฝ้าจับผิดเอกสารทางบัญชีหรือเรื่องทุจริตเพียงอย่างเดียว แต่ยังมีบทบาทสำคัญในการเป็น Business Partner ที่เข้ามาช่วยวิเคราะห์กระบวนการทำงาน (Workflow) หากขั้นตอนไหนซ้ำซ้อน ยืดเยื้อ อนุมัติหลายต่อโดยไม่จำเป็น หรือใช้เอกสารเปลืองเกินไป IA จะช่วยเสนอแนะวิธีปรับลดขั้นตอนให้กระชับ เพื่อให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และเหนื่อยน้อยลง
3. เป็นสะพานเชื่อม ส่งเสียงของเราไปถึงผู้บริหารระดับสูง บ่อยครั้งที่คนหน้างานต้องเผชิญกับปัญหาทรัพยากรไม่พอ เครื่องมือทำงานล้าสมัย ระบบหลังบ้านรวน หรือภาระงานหนักเกินไป แต่พูดไปเท่าไรเสียงก็ส่งไปไม่ถึงระดับบนสักที การเปิดใจคุยกับ IA นี่แหละค่ะคือโอกาสทอง! เพราะข้อเสนอแนะและข้อสังเกตของ IA จะถูกสรุปและส่งตรงถึงคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) และผู้บริหารระดับสูง รายงานของ IA จึงเปรียบเสมือนกระบอกเสียงที่มีน้ำหนักและมีความน่าเชื่อถือที่สุดในการช่วยเรียกร้องทรัพยากรหรือการสนับสนุนที่คุณต้องการ
4. ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและความสบายใจในการทำงาน เมื่อระบบการทำงานของเราผ่านการตรวจสอบและได้รับการรับรองจาก IA แล้ว เท่ากับว่ากระบวนการทำงานของคุณมีความโปร่งใส ถูกต้องตามมาตรฐาน ช่วยลดความเสี่ยงที่ฝ่ายภายนอก (เช่น สรรพากร หรือผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอก) จะเข้ามาตรวจพบข้อผิดพลาดในภายหลัง ทำให้เราทำงานได้อย่างสบายใจ มั่นใจ และไร้กังวล
ถึงเวลาเลิกกลัว แล้วหันมาร่วมมือกัน!
ชาวออฟฟิศอย่างพวกเรา… เลิกกลัวและเลิกตั้งการ์ดใส่ IA กันได้แล้วค่ะ!
เปลี่ยนจากการพยายามปกปิดปัญหา หรือการรีบผัดวันประกันพุ่งเอกสาร มาเป็นการเปิดอกคุยกันอย่างตรงไปตรงมา แชร์ปัญหาและอุปสรรคจริงหน้างานให้พวกเขาฟัง เพราะท้ายที่สุดแล้ว IA ไม่ใช่ศัตรู แต่คือ “พันธมิตร” ที่มีเป้าหมายเดียวกับเรา นั่นคือการช่วยปกป้ององค์กรให้เติบโตอย่างมั่นคง ปลอดภัย และทำให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและสบายใจที่สุดในทุกๆ วัน
รวบรวมข้อมูลจาก Google Gemini
ภาพจาก Infographic จาก Notebook LM และGoogle Gemini
เรียบเรียงโดย นางสาวเกศิณีย์ ดารากัย
